Подготовка и правильное оформление аукционной или конкурсной документации — важнейший аспект размещения государственного заказа. Законодательство в области госзакупок постоянно меняется, поэтому важно избежать ошибок при подготовке документов для конкурса, электронных торгов или аукциона.

Этапы подготовки конкурсной документации

Процесс оформления пакета документов для размещения госзаказа состоит из нескольких этапов:

Этап 1: Разработка технического задания

На данном этапе происходит подробная проработка технического задания. При этом должны обязательно учитываться все законодательные нормы и требования. Чтобы выполнение контракта было максимально эффективным потребуется составление полного перечня работ, услуг, закупаемого товара.
В техническое задание включаются детальные требования, предъявляемые к закупаемому товару (заказываемой услуге). Также в нем должны быть указаны функциональные, качественные и количественные характеристики объекта поставки. В задание включаются требования к гарантийному сроку товара, его качеству и обслуживанию. Подробно расписываются расходы на эксплуатацию закупаемого объекта, указываются обязательства по установке и наладке. Указываются требования к обучению лиц, которые будут осуществлять непосредственное обслуживание объекта, если такая необходимость существует.

Этап 2: Подготовка аукционной или конкурсной документации

Конкурсная (аукционная) документация не должна противоречить нормам законодательства. Сама по себе документация для конкурса носит нормативный характер и является обязательной к выполнению, как для поставщиков-участников, так и для госзаказчиков и организаторов торгов. Разработкой документации занимается непосредственно сам заказчик, специализированная организация или уполномоченный орган.

В состав документации для конкурса должны входить все требования, нормы, порядки, применяющиеся в процессе проведения конкурса или аукциона. Отсутствующие в документации нормы не могут применяться.

Среди основных моментов, которые должны быть отражены в конкурсной документации, стоит отметить следующие:

• Описание объекта закупки с указанием его функциональных, технологических, количественных характеристик.
• Описание всех требований, которые предъявляются к заявке на принятие участия в аукционе или конкурсе.
• Требования, предъявляемые к описанию технических характеристик поставляемого товара. Описание будет составляться участниками конкурса.
• Условия и сроки поставки товара, время выполнения услуг, гарантийные обязательства.
• Начальная цена контракта или цена лота.
• Порядок оплаты товара, сроки и форма оплаты.
• Дата начала и окончания подачи заявок на участие в конкурсе, место и порядок подачи заявок и прочее.

Конкурсная документация утверждается государственным заказчиком.

Этап 3: Процедура подготовки проекта государственного контракта

Основой государственного контракта является техническое задание. Непосредственной разработкой госконтракта занимается сам заказчик. В зависимости от того, какой вид контракта требуется разработать (на поставку товара, на оказание подрядных работ, обучение), документ будет содержать свой уникальный набор документации. Это могут быть калькуляции, сметы, приложения, планы и другие материалы.

Основными позициями госконтракта являются следующие:

• Полное наименование услуги, товара, разработки.
• Наименование исполнителя и заказчика.
• Сроки поставки, выполнения работ, источники финансирования.

• Перечисление нормативных актов, которым должен соответствовать результат выполненных работ, а также которым необходимо следовать в процессе исполнения госконтракта.

Проект государственного контракта должен учитывать интересы заказчика и соответствовать всем требованиям законодательства.

Процедура подготовки конкурсной документации может быть связана с рядом сложностей, так как потребуется соблюдение всех норм законодательства. Немало затруднений вызывает и разработка технического задания. Поэтому при подготовке документов для аукционов и конкурсов весьма желательна поддержка специализированных компаний, оказывающих подобные услуги.